6 Cara Mengirim Press Release ke Media

KEYWORD – Menulis pers release yang bagus tentang perusahaan Anda ternyata hanyalah setengah dari perjuangan. Nah, yang menjadikan press release Anda akan dipuji oleh perusahaan adalah ketika berhasil diterbitkan. Lalu bagaimana ya cara mengirim press release ke media agar bisa diterbitkan?

Mengetahui cara yang tepat agar tulisan Anda dimuat di media sangatlah penting agar press release yang sudah Anda benar-benar buat tidak berakhir begitu saja. Ketika tulisan Anda dimuat oleh media, maka perusahaan tentunya akan menjadi lebih terkenal. Kira-kira, bagaimana caranya?

Cara Mengirim Press Release ke Media

1. Periksa Kembali Apakah Pers Release Anda Ditulis dengan Benar

Tidak ada gunanya mencoba menemukan cara terbaik untuk mengirim email pers release Anda ke media  jika ternyata masih ada sesuatu yang salah dengan cara penulisannya.

Nah, agar tulisan Anda tidak ada penolakan oleh media, maka pastikan Anda sudah menyesuaikan struktur tulisan press release Anda, caranya :

  • Judul : Menuliskan apa yang dapat Anda harapkan.
  • Lead : Gambaran singkat tentang cerita, termasuk jawaban atas pertanyaan: Siapa? Apa? Kapan? Dimana? Mengapa? Bagaimana efeknya?
  • Body : Penjelasan tentang informasi yang diberikan sebelumnya di lead, mulai dari info yang paling layak diberitakan hingga info latar belakang yang kurang penting lainnya.
  • Dateline : Untuk mengonfirmasi bahwa Anda memberikan informasi terbaru.
  • Info Perusahaan : Paragraf pendek tentang perusahaan Anda untuk membantu jurnalis memahami sifat bisnis dan mempermudah penulisan.
  • Informasi Kontak : Tuliskan informasi kontak penulis atau perusahaan/lembaga.

2. Kirimkan  ke Alamat Email Jurnalis Media Massa Secara Langsung

Kirimkan pers release Anda melalui email ke jurnalisnya secara langsung, bukan alamat email media massanya.  Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi jurnalis mana yang ingin Anda kirimi pers release melalui email.

Temukan alamat email jurnalis tersebut sehingga Anda dapat mengirimkannya langsung ke orang yang paling relevan dan akan meningkatkan peluang press release Anda sukses dibaca dan dimuat.

Lakukan sedikit pencarian di setiap situs, untuk menemukan artikel yang berhubungan dengan pers release Anda. Setelah menemukan artikel ini, catat nama masing-masing jurnalis. Terkadang situs web akan mencantumkan alamat email jurnalis byline dalam artikel.

Jika tidak ada, periksa pada bagian kolom tulisan “Hubungi Kami” karena publikasi sering mencantumkan alamat email semua jurnalis di kolom tersebut sana.

3. Tuliskan Press Release Anda

Setelah menemukan alamat jurnalis yang ingin Anda kirimkan email, selanjutnya adalah menuliskan press release untuk dikirim. Berikut panduannya :

Baris Subjek Email

Pada bagian ini, Anda harus menyatakan niat rilis,  apakah untuk “rilis segera” sehingga jurnalis mana pun dapat segera mempublikasikannya?

Atau apakah press release ini “eksklusif” sehingga Anda hanya menawarkan narasi press release Anda kepada satu jurnalis pada satu waktu?

Atau apakah sifatnya “embargo” yang artinya wartawan tidak boleh mempublikasikannya sampai tanggal dan waktu tertentu?

Setelah Anda menyatakan niat rilis Anda, sertakan nama jurnalis dalam judul untuk mempersonalisasikannya, lalu rangkum siaran pers secara singkat.

Angle

Mulai isi email siaran pers Anda dengan angle yang tepat. Di sinilah Anda menjelaskan bagaimana pengumuman yang Anda buat sesuai dengan gambaran yang lebih luas dalam industri.

Memberikan angle yang jelas memberikan gambaran yang jauh lebih kuat kepada jurnalis media untuk mempublikasikan press release Anda.

Body

Ringkas siaran pers di bagian body sehingga seorang jurnalis dapat melihat apakah yang Anda tulis relevan dengan visi medianya. Tulis press release yang bagus pada bagian body agar memberikan kesan pada media massa.

Penutup

Tutup email Anda dengan memberi informasi kepada wartawan lokasi tentang siaran pers perusahaan Anda.

4. Sebarkan Siaran Pers Anda di Media Sosial

Media sosial adalah bagian penting dari strategi PR bisnis. Pertama, karena media sosial adalah salah satu cara termudah untuk berkomunikasi dengan audiens Anda, untuk membangun profil merek Anda, dan untuk membagikan konten Anda.

Tapi tahukah Anda bahwa banyak jurnalis dan blogger menggunakan platform media sosial ini untuk berhubungan dengan bisnis? Beberapa dari jurnalis media bahkan lebih memilih mencari berita melalui sosial media karena cepat dan mudah.

Jurnalis dapat menemukan informasi tambahan dalam satu klik. Nah, cara agar press release Anda bisa dikirim ke media yang tepat, teliti jurnalis yang perlu Anda targetkan, ikuti mereka di Twitter, dan jangan ragu untuk mengirim pesan langsung ketika Anda memiliki cerita yang mungkin menarik bagi mereka.

Untuk meningkatkan kesempatan Anda mendapatkan perhatian para jurnalis media, cobalah secara konsisten menyukai postingan mereka, membagikan konten dan dan mengomentarinya secara konstruktif untuk membangun hubungan.

5. Kirim Email Press Release ke Media di Waktu yang Tepat

Hari terbaik untuk mengirim siaran pers adalah selain hari Senin. Di hari ini, semua jurnalis media sangat sibuk setelah pekerjaan di akhir pekan tertunda.

Nah, adapun waktu terbaik untuk mengirim siaran pers adalah pada hari Kamis ketika rata-rata open rate melonjak hingga lebih dari 26%. Sementara hari-hari yang perlu Anda hindari selain Senin adalah Rabu dan Jumat karena sebanyak 85% email hilang di kotak masuk atau bahkan terlewatkan.

Nah, adapun waktu terbaik untuk mengirim siaran pers adalah antara pukul 10 pagi dan 2 sian karena di jam-jam ini para jurnalis media membuka sekitar sepertiga dari semua email yang mereka terima.

Jangan mengirimkan saat pagi hari karena hal itu kurang efektif. Namun, jika Anda memutuskan pada pagi hari, sebaiknya tunggu setidaknya sampai sekitar jam 8 pagi atau 9 pagi.

6. Bekerjasama dengan Agen Public Relation (PR)

Bekerja dengan agen PR untuk mendistribusikan siaran pers Anda juga bisa menjadi solusi agar press release yang Anda kirim bisa sampai ke media dan dipublikasikan.

Agen PR mempunyai pengalaman dan kontak banyak media yang memudahkan Anda untuk mendistribusikan press release Anda.

Agensi PR terbiasa bekerja dengan jurnalis dan influencer. Sebagian besar agen PR tahu pendekatan yang tepat untuk menghubungi media.

Banyak dari agen-agen ini menawarkan untuk menulis siaran pers untuk Anda juga, meningkatkan peluang agar media meliput perusahaan Anda karena mereka biasanya menguasai kode jurnalisme.

Namun, jenis layanan ini tentu ada harganya. Bagi Anda yang memiliki bisnis kecil, maka menggunakan agen PR tidak disarankan, Opsi satu ini lebih tepat untuk bisnis besar karena mampu mengalokasikan anggaran yang lebih besar untuk PR.

Anda memiliki dua pilihan tentang cara mengirim press release ke media, Anda dapat mengirimkannya melalui agen PR atau Anda dapat mengirimkannya melalui email langsung ke jurnalis.

Jika anggaran Anda terbatas, sangat direkomendasikan memilih cara yang kedua, karena tidak memerlukan biaya apapun selain waktu Anda. Gunakan beberapa kiat di atas agar press release yang sudah Anda buat ini dibaca dan dipublikasikan oleh media yang Anda tuju. 

Tinggalkan komentar